Paperless-ngx, ein fortschrittliches Dokumentenmanagementsystem, ermöglicht es Nutzern, die Vorteile der Digitalisierung zu nutzen, ohne dabei den Bezug zu physischen Dokumenten zu verlieren. Die Herausforderung besteht oft darin, eine Verbindung zwischen den traditionellen Papierdokumenten und ihrer digitalen Kopie herzustellen. Für diese Verknüpfung von physikalischen Unterlagen und den digitalisierten Dokumenten in paperless-ngx  bietet es sich an, Barcodes  zu verwenden um die ASN (Archive Serial Number) noch vor dem Scannen bereits festzulegen. Nach dem Einsatz eines Scanners (Sei es ein Brother ADS-1700W* wie in meinem Fall oder einfach eine Handy-Kamera) verwandelt paperless-ngx Papier in durchsuchbare (dank OCR) und editierbare digitale Formate. Paperless-ngx klassifiziert anschließend das Dokument. So wird automatisiert festgestellt mit wem diese Korrespondenz gelaufen ist oder welche Tags der paperless-ngx Nutzer üblicherweise vergibt wenn ähnliche Dokumente gescannt werden.

Paperless kann zudem vorhandene Barcodes auf dem Dokument auslesen. Die Idee ist, dass man für physikalische Dokumente, welche aufgehoben werden sollen, eine aufsteigende Nummer vergibt und dann alle eingehenden Dokumente einfach zeitlich nacheinander in einem Ordner aufbewahrt. Habe ich nun den Bedarf, ein bestimmtes Dokument physikalisch zu erhalten, so kann ich in paperless-ngx nachsehen, welche Nummer (z.B. 1337) dafür vergeben ist und ziehe den entsprechenden Ordner (z.b. Ordner mit Dokumenten 1350-1400) raus und finde es dort direkt. Paperless-ngx nennt diese Nummer dann ASN (Archive Serial Number).

Um nun die Vergabe der ASN zu beschleunigen wird die ASN auf einem Aufkleber vorgedruckt und dann direkt beim Scan des Dokuments in Paperless verfügbar (sofern dies via Environment Variable PAPERLESS_CONSUMER_ENABLE_ASN_BARCODE  aktiviert wurde). Dies sieht dann so aus:

Diese ASN hat einen spezifischen Prefix - In der Standard-Ausführung von paperless-ngx ist dies ASN, kann aber über die Umgebungsvariable PAPERLESS_CONSUMER_ASN_BARCODE_PREFIX  abgeändert werden. Einige schlaue Köpfe in der Community  haben sich nun verschiedene Lösungen für die Aufkleber ausgedacht, welche sich im Regelfall um die Avery L4731REV-25* drehen.

• Generierung des PDF für den Druck via Website:
  Diese Ansatz nutzt eine Website  auf der man die Labels vor-generieren kann. Dies ist eigentlich selbsterklärend.
• Generierung des PDF via python Script:
  Dieser Ansatz nutzt ein python Script und generiert darüber das PDF. Hier gibts verschiedene Lösungen:
  • jcgruenhage’s paperless-asn-qr-codes 
    Installation: pip install paperless-asn-qr-codes
    Generierung: pipx run paperless-asn-qr-codes 1 asn-1to189.pdf
  • gitolicious’s avery-asn 
    Installation: git clone https://github.com/gitolicious/avery-asn.git
    Generierung habe ich nicht probiert - hier scheinen aber auch weitere Label-Typen möglich zu sein.

Nun druckt man also dieses generierte PDF auf ein entsprechendes Label-Sheet. Nach der Aktivierung von PAPERLESS_CONSUMER_ENABLE_ASN_BARCODE  kann nun bei künftigen Scans die entsprechende Nummer direkt in paperless eingetragen werden.

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document_create_classifier

Anschließend kann man den Retagger laufen lassen. Nutze dafür diese Zeile, die genauen Details sind aber hier  beschrieben:

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document_retagger --correspondent --tags --document_type --storage_path --inbox-only --use-first -f

Ich wollte die neu eingegangenen Dokumente anzeigen lassen. Dies ist relativ einfach - in der Ansicht Dokumente konfiguriert man sich die passende Ansicht und geht dann rechts oben auf das Speichern der Ansicht.

Dort kann man dann auswählen ob diese Ansicht auf der Startseite angezeigt wird.

Und schon sieht die Startseite nicht mehr so leer aus:

Will man eine Ansicht umkonfigurieren so ist dies über die Einstellungen möglich: