In der heutigen digitalen Ära ist die effiziente Verwaltung von Dokumenten entscheidend. In diesem Kontext spielt paperless-ngx eine entscheidende Rolle, indem es eine innovative Lösung für die nahtlose Integration von physischen und digitalisierten Dokumenten bietet.
Paperless-ngx, ein fortschrittliches Dokumentenmanagementsystem, ermöglicht es Nutzern, die Vorteile der Digitalisierung zu nutzen, ohne dabei den Bezug zu physischen Dokumenten zu verlieren. Die Herausforderung besteht oft darin, eine Verbindung zwischen den traditionellen Papierdokumenten und ihrer digitalen Kopie herzustellen. Für diese Verknüpfung von physikalischen Unterlagen und den digitalisierten Dokumenten in paperless-ngx bietet es sich an, Barcodes zu verwenden um die ASN (Archive Serial Number) noch vor dem Scannen bereits festzulegen. Nach dem Einsatz eines Scanners (Sei es ein Brother ADS-1700W* wie in meinem Fall oder einfach eine Handy-Kamera) verwandelt paperless-ngx Papier in durchsuchbare (dank OCR) und editierbare digitale Formate. Paperless-ngx klassifiziert anschließend das Dokument. So wird automatisiert festgestellt mit wem diese Korrespondenz gelaufen ist oder welche Tags der paperless-ngx Nutzer üblicherweise vergibt wenn ähnliche Dokumente gescannt werden.
Paperless kann zudem vorhandene Barcodes auf dem Dokument auslesen. Die Idee ist, dass man für physikalische Dokumente, welche aufgehoben werden sollen, eine aufsteigende Nummer vergibt und dann alle eingehenden Dokumente einfach zeitlich nacheinander in einem Ordner aufbewahrt. Habe ich nun den Bedarf, ein bestimmtes Dokument physikalisch zu erhalten, so kann ich in paperless-ngx nachsehen, welche Nummer (z.B. 1337) dafür vergeben ist und ziehe den entsprechenden Ordner (z.b. Ordner mit Dokumenten 1350-1400) raus und finde es dort direkt. Paperless-ngx nennt diese Nummer dann ASN (Archive Serial Number).
Um nun die Vergabe der ASN zu beschleunigen wird die ASN auf einem Aufkleber vorgedruckt und dann direkt beim Scan des Dokuments in Paperless verfügbar (sofern dies via Environment Variable PAPERLESS_CONSUMER_ENABLE_ASN_BARCODE aktiviert wurde). Dies sieht dann so aus:
Diese ASN hat einen spezifischen Prefix - In der Standard-Ausführung von paperless-ngx ist dies ASN, kann aber über die Umgebungsvariable PAPERLESS_CONSUMER_ASN_BARCODE_PREFIX abgeändert werden. Einige schlaue Köpfe in der Community haben sich nun verschiedene Lösungen für die Aufkleber ausgedacht, welche sich im Regelfall um die
Avery L4731REV-25*
drehen.
- Generierung des PDF für den Druck via Website:
Diese Ansatz nutzt eine Website auf der man die Labels vor-generieren kann. Dies ist eigentlich selbsterklärend. - Generierung des PDF via python Script:
Dieser Ansatz nutzt ein python Script und generiert darüber das PDF. Hier gibts verschiedene Lösungen:- jcgruenhage’s paperless-asn-qr-codes
Installation:pip install paperless-asn-qr-codes
Generierung:pipx run paperless-asn-qr-codes 1 asn-1to189.pdf - gitolicious’s avery-asn
Installation:git clone https://github.com/gitolicious/avery-asn.git
Generierung habe ich nicht probiert - hier scheinen aber auch weitere Label-Typen möglich zu sein.
- jcgruenhage’s paperless-asn-qr-codes
Nun druckt man also dieses generierte PDF auf ein entsprechendes Label-Sheet. Nach der Aktivierung von PAPERLESS_CONSUMER_ENABLE_ASN_BARCODE kann nun bei künftigen Scans die entsprechende Nummer direkt in paperless eingetragen werden.